新查冊安排保障個人私隱

主席﹕   關於建議實施現行《公司條例》中保護公司登記冊上個人資料的有關條文，在我們提交予委員會的文件上已有提到。   我們現建議落實的查冊安排，事實上已於2012年獲立法會通過，希望優化查冊安排，以通訊地址及部分身分識別號碼分別替代個人的通常住址和完整身分識別號碼，供公眾查閱，減低敏感個人資料被濫用的風險。我們擬實施的條文與其他普通法司法管轄區做法相若，包括英國和澳洲。新查冊安排在確保公眾能繼續獲取所需資料以確定公司的董事和其他主要人員的身分，及保護有關個人私隱之間取得合理平衡。   有關安排實際上早於2009年政府在修訂條例過程中已獲廣泛諮詢及討論。近年由於「起底」及濫用個人資料情況激增，大家都會同意社會更倚重網絡平台及社交媒體作溝通，社會對公共登記冊所載個人資料是否獲得足夠保障越來越關注。個人資料私隱專員公署亦曾於2015年發表報告，當中指出從公共登記冊取覽的個人資料，如在使用方面沒有考慮到原本收集資料及將其公開披露的目的，又或沒有適當的保障措施，會引發一連串的私隱風險，因而損害資料當事人的利益，並建議政府應推行措施限制披露向公司註冊處提供的公司董事身分證明文件號碼及住址。因此，我們認為現在是適當時候落實相關安排。   正如大家在文件中看到，實施新查冊安排涉及大幅改良公司註冊處的資訊系統，因此我們建議先將部分相關條文落實，透過漸進的方式盡早優化個人資料保障的安排。簡單而言，首階段會先容許公司保護公司自行備存的登記冊上的個人資料；第二階段於2022年10月讓公司註冊處保護所有新登記文件上的完整個人資料、即新的資料；第三階段於2023年年底當公司註冊處的新綜合資訊系統全面落實後，讓該處在收到有關人士的申請時保護先前已登記的文件上的完整個人資料。   這幾天，我留意到在局方向立法會提交文件後，社會及媒體上對建議有提出各種意見。我必須強調，在新查冊安排實施後，所有查冊人士，不論傳媒、僱員或專業人士，將可繼續即時取覽公司登記冊上的董事的資料，當中包括董事個人的通訊地址和部分身分識別號碼，而其他現時可查詢的資料並沒有任何新添的限制。這些資料連同董事的姓名及公司名稱，已足夠讓查冊人士確認有關董事的身分。專業人士在進行盡職審查時，除了上述資料外，在有需要時，亦可在獲得有關董事授權後向公司註冊處申請查閱其住址及完整身分識別號碼。我亦必須強調，新查冊安排不會影響打擊清洗黑錢的執法行動。我們會設立有效的機制，使執法部門和監管機構可迅速從公司註冊處取得受保護的資料，以確保它們能繼續執行其法定職責，使各項執法和監管工作不受影響。   另一個大家關心的是有關文件的傳送，《公司條例》已訂明，公司董事必須提供個人通訊地址取代住址，而通訊地址不得為郵政信箱號碼，故此董事提供的通訊地址必須為具體地址，可用於傳送文件。如遇有文件無法以通訊地址送達有關董事的情況，條例亦已訂明，法院有權命令公司註冊處披露該董事的住址作通訊之用。此外，如通訊地址失效，公司註冊處處長亦有權透露董事的住址讓公眾查閱。因此新查冊安排不會對必要的文件傳送構成窒礙。   我們下一步會向立法會呈交相關的附屬法例，其中包括載列指明人士，保證他們可在有需要時向公司註冊處查閱公司董事的完整個人資料，指明人士包括公司股東、公職人員、公共機構、執法機構（包括勞工處），我相信勞工界代表是比較關心的、破產案受託人或清盤人及《受託人條例》、《公司條例》及《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》的調查人員等，確保香港金融中心及公司管治制度能持續穩健。   我們明白社會各界需時了解新安排的細節，因此我們現時將三步走，即整個分階段落實的安排一併徵詢委員會，讓各議員及公眾能夠及早得悉整個擬議的安排。我們將於稍後開展相關的立法程序，各持份者可以繼續在過程中表達意見。   接下來的時間局方和公司註冊處的同事樂意解答大家的問題。   多謝主席。    （以上是財經事務及庫務局局長許正宇4月9日在立法會財經事務委員會會議就保護公司登記冊上個人資料開場發言全文）
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